Afdelingsmøde 04

 Referat for Afdelingsmøde Afdeling 4, Banegårdsvej 19. September2018

Dagsorden:

 1. Valg af dirigent

2. Valg af referent

3. Valg af stemmeudvalg

4. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde

5. Godkendelse af driftsbudget med tilhørende PV plan for 2019

6. Orientering om regnskab 2017

7. Behandling at indkomne forslag

8. Valg af medlem til afdelingsbestyrelsen. På valg er: John Dresler

9. Valg at suppleanter

10. Eventuelt

 

1. Formand Lisbeth Jessen bød velkommen og foreslog Leif Olsen fra hovedbestyrelsen som dirigent. Leif blev valgt.
2. Anita Seeberg blev foreslået som referent, og blev valgt.
3. Bitten Mortensen og Lone Mejer blev valgt som stemmeudvalg.

4. Lisbeth Jessen fremlagde beretningen. Bl a blev følgende omtalt og diskuteret:

 Ringe kvalitet af rengøring at opgange og kælder. Der blev talt om at få lavet en ny aftale med rengøringsselskabet, samt husstandsomdeling at aftalen, så beboerne kan holde øje med arbejdets kvalitet.

 Der blev spurgt ind til beslutningen om at gildesalen skulle være gratis for beboerne frem til 31.12. 2018. Det blev bekræftet, at prisen for at leje gildesalen fra 1.1.2019 igen skal være kr. 200. Beretningen blev godkendt.

5. Leif Olsen fremlagde driftsbudget for 2019. Budgettet medfører ingen huslejestigning, og der kom ingen bemærkninger dertil. Langtidsplanlægningen for 2019 blev gennemgået, og for 2019 er vil der bl a blive brugt kr. 66.000 til et elektronisk syn af lejlighederne i afdelingen. Der blev spurgt ind til følgende: 

De kr. 30.000 der er budgetteret til service og møbler i gildesalen. Erling Weber gjorde opmærksom på, at det er et beløb afdelingsbestyrelsen har råderet over til indkøb at nødvendigt service og møbler.

Der blev desuden spurgt om udskiftning af gummifuger i vinduer og altandøre. Det blev bekendtgjort, at disse ville blive udskiftet som når nødvendigt. Budget godkendt.
6. Leif Olsen orienterede om regnskabet for 2017.
7. Indkomne forslag: 

Forslag om opsætning at udvendigt gelænder blev vedtaget.

Forslag om tilføjelser i ordensreglement vedr brug af parkeringsplads blev vedtaget.

Forslag om udvidelse af parkeringspladsen blev trukket tilbage.

 
8. Valg til afdelingsbestyrelsen. John Dresler på valg, ønskede ikke genvalg. Anita Seeberg blev foreslået og valgt.
9. Valg af suppleanter. Ruth Bogdahri og Tove Laprath blev valgt
10. Eventuelt.

Der blev stillet spørgsmål om de kælderrum, hvor der er lagt strøm ind. Går strømmen på de rigtige målere? SAB vil undersøge sagen.

 
Der blev stillet spørgsmål om hvorvidt foreningen vil genoptage maling af kælderrum ved fraflytning? I en længere periode har afdelingens vicevært forestået malingen af kælderrummene, men ordningen er blevet stoppet pga den nye vicevært status. Mange kælderrum er i en dårlig forfatning, med bl a borebiller og fugt. Lisbeth Jessen taler med administrationen om dette.

Referent: Anita Seeberg 23.9.2018

 

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Afdelingsmøde torsdag den 7. sept. 2017

 

Afdelingsmøde afd. 4 – Banegårdsvej

Formand, Lisbeth

Afdelingsbestyrelse, John og Lone

Suppleanter, Tove og Ruth

Der skal kun laves ting der er nødvendig, og der ikke kan udsættes.

Gennemgang af alle kælderrum for at se om der er fugt.

Forslag ved mødet. Pernille

Ved fraflytning, nyt toiletbræt.

Det kan man ikke få til de små toiletter.

Fjernelse af topbeskæring af træer

Forslag ved mødet. Lisbeth

Leje af gildesal skal være gratis

Gildesalen skal være gratis i perioden fra d. 15.9.2017 – 31.12.2018

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                                                                                                                                                 Skanderborg den 17. maj 2017.

Til beboerne i afdeling 4. Banegårdsvej.

 

Referat af ekstraordinært afdelingsmøde den 16. maj 2017.

 

Erling Weber Jensen bød velkommen til dette ekstraordinære afdelingsmøde, hvor beboerne skulle træffe afgørelse om igangsætning af en helhedsplan i afdelingen.

 

Punkt 1. Valg af dirigent. Erling Weber Jensen, blev valgt, og konstaterede at mødet var lovligt indvarslet. Der var mødet 13 beboere op til mødet.

Punkt 2. Valg af referent. Ole Høi.

Punkt 3. Beslutning om igangsættelse af helhedsplan for afd 4.

Ole Høi og Erling Weber Jensen gennemgik hvad en helhedsplan indeholdt og hvilke konsekvenser dette har for afdelingens beboere. Der var efterfølgende en god debat med mange spørgsmål.

Følgende punkter blev gennemgået:

Hvad er en helhedsplan.

Tilstandsrapport.
Skitseforslag til renovering incl økonomioverslag.
Alternativ til en helhedsplan.
Økonomi.

Helhedsplan betaler SAB.
Endelig økonomisk godkendelse først ved tilsagn fra LBF.
Markedsleje ca. 800 kr. pr m2.
Tidsplan.

Udarbejdelse af helhedsplan ca. 2 år
Tilsagn fra LBF 8 – 10 år.
Beboerinddragelse igennem hele processen i første 2 år, og så igen når vi har fået endelig tilsagn. (genhusning, valg af materialer, mv).
 

Herefter stemte beboerne om igangsætning af helhedsplanen. Der var 13 stemmer for at igangsætte en helhedsplan og 0 imod.

Erling takkede for god ro og orden og hævede mødet.

 

Ref Ole Høi SAB                                                                                   Dirigent Erling Weber Jensen SAB

 

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Afdelingsmøde i afd. 4

Referat:

Dirigent: Erling Weber Jensen

Referent: Carsten Møller Hartmann

Fremlæggelse af beretning af Lisbet Jessen. Godkendt.

Erling gennemgår drifsbudget.

Erling lover at tinene som er gennemgået ved markvandring 5. april bliver udbedret snarest.

Han tager hånd om de ting som skal laves i afdelingen.

Den nye vicevært opsætter nyt bord i vaskerummet i venter perioden.

Alle stemte for budgettet.

Der er indkommet forslag til bestyrelsen. Men desværre indleveret for sent.

Forslagene blev læst op.

Valg af ny bestyrelsesmedlem blev John Dresler. Lisbet og Pernille fortsætter.

Valg af ny suppleant blev Ruth Bogdahn. Elise Kubel fortsætter.

Renoverings helhedsplan: Bestyrelsen indkalder til møde.

Hovedbestyrelsen betaler for rapporten.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------  

Afdelingsmøde, afdeling 4 Banegårdsvej

 

24. september 2015

 

 Fremmødt: 13 beboere

 

Fra HB: Lene Blume

 

 

 

Pkt. 1            Valg af dirigent

 

                      Lene Blume valgt

 

Pkt. 2            Valg af referent

 

                      Anita Seeberg valgt

 

Pkt. 3            Valg af stemmeudvalg

 

                      Kun hvis nødvendigt

 

Pkt. 4            Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. Leif fremlagde beretning for året 2014-2015, hvor han berørte følgende områder:

 

  • Altaner

  • Fiber kanal

  • Termostatstyring i tørrerum

  • Rengøring af affaldscontainere

  • Udvendigt areal

  • Garager og vaskehus

  • Selskabslokalet

  • Gavl mod syd

  • Forslag om helheldsplan for afdelingen

  • Termografi

     

    Udover en debat om emner der ikke direkte vedrører beretningen, kom der spørgsmål om følgende:

     

    Sp.:                Vedr. fældning af birketræer. Der var afsat kr. 3.000. Holder prisen?

    Sv.:                Prisen blev kr. 14.000, da der var råddenskab i andre træer, som også måtte fældes.

     

    Sp.:                Festsalen. Budgettet var kr. 35.000. Hvad blev prisen?

    Sv.:                Budgettet blev overskredet betydeligt, da det viste sig, at der bl.a. var våd beton under gulvet. Prisen blev derfor kr. 114.000. Underskuddet kommer først ud i 2016.

     

    Sp.:                Fugt i lejlighederne. Bliver det ordnet?

    Sv.:                Alle lejligheder i nr. 21 tv., plus 2. th. har skimmelsvamp. Ole er ved flere lejligheder blevet gjort opmærksom på problemet, men der er ikke kommet nogen løsning endnu.

     

    Sp.:                Termografi. Der blev bedt om en forklaring på den termografiske undersøgelse, der blev foretaget tidligere på året.

    Sv.:                Lene viste billeder fra undersøgelsen, der viser ”hvor varmen bliver af”. Dette har ledt til, at afdelingsbestyrelsen har ønsket en helhedsplan for afdelingen.

                          Afdelingsbestyrelsen har foreslået, at der indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde, med deltagelse af en repræsentant fra boligforeningen, hvor der informere om hvad en helhedsplan går ud på.

                         

    Da der ikke var flere spørgsmål blev beretningen sendt til afstemning, og den blev vedtaget.

     

    Pkt. 5:           Godkendelse af driftsbudget med tilhørende Pv-plan for 2016

     

                          Lene gennemgår budget, hvor der er en forskel mellem 2015 og 2016 på kr. 32.158.

    Der blev stillet spørgsmål til budgettet, bl.a. vedr. udgifter til Velux vinduer og trappeopgange, hvor man mente arbejdet kunne udsættes for at spare afdelingen for huslejestigninger.

    Lene gennemgår PV-plan for 2016.

    Det diskuteres hvorvidt noget kan udskydes. Derefter stemmes der om budget m/ tilhørende PV-plan. Et flertal stemmer imod og det forkastes. Der vil blive indkaldt til nyt møde.

     

    Pkt. 6:           Orientering om regnskab 2014.

                          Lene orienterer om regnskabet fra 2014.

     

    Sp.:                Konto 118 – Særlige aktiviteter. Hvad er det?

    Sv.:                Vaskeri og gildesal.

     

    Pkt. 7:           Indkomne forslag fra bestyrelsen.

 

  1. Forhøjelse af vaskepris fra kr. 7 til kr. 10 pr. vask

    Forslag blev godkendt.

  2. Forslag om vedligeholdelse af altaner.

    Forslag blev forkastet.

     

    Pkt. 8:           Indkomne forslag

 

  1. Forslag om rengøring af containere og skralderum.

    Forslaget blev vedtaget.

  2. Forslag om askebægre/affaldsbeholdere.

    Forslaget blev vedtaget.

     

    Pkt. 9:           Valg af formand – På valg Leif Schmidt.

    Leif rejste sig og udtrykte på bestyrelsens vegne, at det var tid til at nye kræfter kom til. Han meddelte herefter at bestyrelsen samlet havde besluttet at trække sig. Der skulle derfor vælges en ny bestyrelse.

     

    Lisbeth Jessen foreslås som ny formand.

    Lisbeth bliver valgt.

     

    Pkt. 10:         Valg af bestyrelsesmedlemmer.

                          Hanne Frank er på valg.

                          Pernille Rasmussen bliver foreslået og valgt.

                         

                          Valg af bestyrelsesmedlem for Birgit Mortensen.

                          Birthe Laursen blev foreslået og valgt.

     

    Pkt. 11:         Valg af suppleanter

 

  1. Elise Kubel foreslået og valgt.

  2. Jørgen Steiniche forslået og valgt.

     

    Pkt. 12:         Eventuelt

     

    Sp.:                Referat sidste år forsinket. Hvorfor?

    Sv.:                Leif forklarer, det var pga. sygdom

     

    Mødet var dermed slut, og der blev serveret smørrebrød m/ øl, vand og kaffe.

 

 

 

Dirigent Lene Blume  

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

Afdelingsmøde Afdeling 4, Banegårdsvej Den 8. September 2014

Referat

Dagsorden:

Pkt. 1 Valg af dirigent

Pkt.2    Valg af referent

Pkt.3    Valg af stemmeudvalg

Pkt.4    Fremlæggelse af beretning

Pkt.5    Godkendelse af driftsbudget med tilhørende PV-plan for 2015

Pkt.6    Orientering om regnskab 2013

Pkt.7    Behandling af indkomne forslag fra bestyrelsen

Pkt.8    Behandling af indkomne forslag

Pkt.9    Valg af medlem til afdelingsbestyreisen

På valg er: Birgit Mortensen modtager genvalg

Pkt.l0 Valg af suppleanter

Pkt.n Eventuelt

Pkt.l     Valg af dirigent Lene Blume, der var repræsentant for hovedbestyrelsen, blev valgt som dirigent.

Pkt.2    Valg af referent Anita Seeberg blev valgt.

Pkt.3    Valg af stemmeudvalg Det blev besluttet, at stemmeudvalg ville blive valgt, om nødvendigt.

Pkt.4    Fremlæggelse af beretning Afdelingsbestyrelsens formand Leif Schmidt fremlagde bestyrelsens beretning for 2013 -2014.

  • Altaner: Der blev i 2013 renoveret altaner på 3. sal. Dog var arbejdet på de 4 altaner i nr. 21 og 23 ikke udført tilfredsstillende og efter forskrifterne. Dette har Leif Schmidt gjort opmærksom på og kritiseret.

  • Gårdspladsen: Arbejdet med belægning afgårdspladsen og den udvendige terrasse er blevet udført tilfredsstillende og næsten efter tidsplanen.

  • Vaskeriet: Vi har fået 2 nye maskiner og nyt betalingssystem i vaskeriet. Efter lidt startvanskeligheder er det bestyrelsens opfattelse, at det ny kører tilfredsstillende. Der er desuden indhentet tilbud fra murerfirma på klinkegulv i vaskeriet, som i kældergangene. Denne pris er kr.32.000.

• Tørrerummene: Der er monteret ventilation i tørrerummene, og der bliver løbende lavet kontrol på ventilationen, så vi kan sikre den rette effekt. Vi henstiller til beboerne om at være tålmodige, og undlade at åbne vinduerne i tørrerummene.

Ændringsforslag til drifts-og vedligeholdelsesplan -ændring af aktiviteter 2015

Leif Schmidt gennemgik forslag til ændring i aktiviteter i PY-plan (Konto 116).

  • 116026 -Gummifuger udskiftes. Kr. 87.500,00. Udsættes til 2020

  • 116031 -Maling afindvendige trapperums vægge. Kr. 80.000,00. Udsættes til 2016

  • 116055 -Renovering afeksisterende varmeanlæg. Kr. 777.000, 00. Udsættes til 2025

  • 116023 -Velux vinduer på 3. sal, samt reparation aftrappetårn. Kr. 100.000. Laves i 2015

  • 1160?? -Termografisk undersøgelse vedr. isolering af karnapper. Kr. 20.000. Laves i 2015

  • 1160?? -Reparation af vægge i garager. Kr. ??? Laves i 2015

     

Planlagte aktiviteter for 2015 skulle dermed blive på kr. 321.260 i stedet for kr. 1.145.760.

 

Spørgsmål til PV-plan

Sp: Skal der males trappeopgange i 2016? Sv: Ja, sagde Leif Schmidt, det har ikke været gjort i 8 år. Reparationer i trappeopgange skal foretages i 2015.

Sp: Hvordan fremkommer beløbet kr. 7.000,00 til vedligeholdelse af traktor? Sv: Leif Schmidt forklarede, at der betales et beløb pr. lejemål, derved fremkommer de kr. 7.000,00. Traktoren og alt andet materiel er fælles med de andre afdelinger.

PY-plan med forandringer blev godkendt.

 

Pkt.6 Orientering om regnskab 2013

Lene Blume gennemgik regnskabet, hvoraf det fremgår at,

• Afdelingen gik ud af 2013 med et underskud på kr. 43.782,00. En yderligere forklaring på dette skal hentes hos Kent. (Lene Blume)

 

Spørgsmål til regnskabet:

Sp: Det blev nævnt, at Reno Syd ikke gør affaldscontainerne rene 2 gange i året, som de skal, og som vi betaler for? Dette er der utilfredshed med. Sv: Leif Smidt sagde, at det vil der blive set på.

Pkt.7 Behandling af indkomne forslag fra afdelingsbestyreisen

• Forslag om forhøjelse aflejen af gildesalen fra kr. 100,00 til kr. 200,00

Forslaget blev vedtaget

• Vedr. vedligeholdelse af altaner. AfdelingsbestyreIsen foreslår, at altaner synes for mislighold og rengøring, med lejlighederne. Afdelingen betaler for maling af gulve. Altaner på 3. sal holdes udenfor aftalen.

Sp: Man kan derved komme til at betale for andres misligholdelse af altan? Sv: Da ikke alle informationer var med i det oprindelige forslag, udformes nyt forslag, og der indkaldes til nyt møde med afstemning.

 

Pkt. 8 Behandling af indkomne forslag

Forslag om, at hjemmeplejen på beboeres vegne kan bruge vaskeriet på onsdage kl. 11 -13. Forslaget blev vedtaget Forslag om fældning af birketræer ved terrassen. Carsten og Patrick vil bidrage til plantning af nye

træer.

Sp: Carsten og Patrick foreslår frivillig betaling? Sv: Afdelingsbestyreisen vil lade afdelingen betale Kr. 3.000,00

Afstemning om fældning og nyplantning: 5 for og 4 imod. Træerne skal fældes, og nye træer plantes.

Pkt. 9 Valg af medlem til afdelingsbestyreisen På valg er: Birgit Mortensen modtager genvalg

Birgit blev genvalgt

 

Pkt.l0 Valg af suppleanter

Anita og Margit blev valgt

 

Pkt.ll Eventuelt

Sp: En beboer udtrykker utilfredshed med sjusk generelt, bIa. gelændere, altaner, affaldscontainere? Sv: Leif Schmidt svarer, at der er tale om dårligt tilsyn. Inspektøren har ifølge Leif udtalt, at de ikke kan gå og holde øje. Hvem der så skal, er et spørgsmål?

Sp: Der er spindelvæv i opgangene, hvem skal holde rent for spindelvæv? Sv: Leif Schmidt svarer, at det med undtagelse af vinduerne er rengøringsselskabet, der skal holde rent for spindelvæv. Leifkører sagen videre.

 

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

REFERAT FRA AFDELINGSMØDE 02.09.2013

1. VALG AF DIRIGENT

Lene Blume valgt -mødet lovligt indkaldt

2. VALG AF REFERENT

Birthe Leth valgt

3. VALG AF STEMMEUDVALG

Afventer om der bliver behov for skriftlig afstemning

4. FREMLÆGGELSE AF BERETNING

Leif Schmidt oplyste følgende: I 2012 havde vi 3 fraflytninger. Der har været afholdt en boligkonference om alment boligbyggeri og borgmesteren oplyste at der ikke er afsat penge til nye almene boliger. Der er behov for sådanne da SAB har 500 aktive på venteliste. Større husleje p.g.a der skal indbetales mere til dispositionsfond jf. ny lov fra 2014 for betaling af tab ved fraflytning. Det betyder at det kan blive dyrere for de små afdelinger. Administrationsbidrag nedsættes med kr. 200 årligt pr. lejemål. Der ønskes flere almene boliger -gerne med 90 lejligheder fordi der så kan blive en fuldtidsansat vicevært. Mere krav ved indflytning om at tingene skal være ok p.g.a. større fond, der har været mangler med opsyn vedr. istandsættelsen ved fraflytning/indflytning. Alle sjusk/mangler krav til SAB om at de håndværkere der skal lave arbejdet gør det håndværksmæssigt korrekt og give tid til at lave arbejdet så det ikke skal hastes igennem og der opstår fejl.

Altaner på 3 sal hvor der giver fugtproblemer på 2 sal har vi kæmpet med siden 2009 p.g.a byggesjusk i 1998. Håber det bliver sidste gang vi skal høre om dette problem. Der er brugt mange penge som kunne have været brugt bedre. Leif har været rundt og taget foto af altaner i opgang nr 21 og 23 og det viste sig at 1 altan aldrig har været behandlet, igen manglede kontrol ved arbejde fra SAB. Leif er stadig ikke tilfreds da arbejdet heller ikke er udført Lh.t. aftale med SAB Vi har hængeparti p.g.a. vandskaderne fra altaner der ikke har været ok i 4 lejligheder krav om at disse skal laves i 2013 inden 01 .10., der er aftalt arbejde i uge 39/40. SAB skal arbejde for bolig lejer og ikke for håndværkerne. Gårdspladsen er nu færdig, men der blev større udgifter hertil p.g.a. fjernelse af forurenet jord, så overskridelse af budget. Vi har dog fået tilskud fra landbyggefonden med kr. 75.000,­I sammen periode har vi fået udvidet terrassen i haven hvor lejer selv har lagt stenene, en stor tak til alle der har hjulpet med terrassen.

Opgangene har fået nyt gelænder -der er 2 løse steder som smeden kommer og laver. Ved markvandringen blev der talt om isolering af karnappen og hulmurisolering. Vi vil få opkrævning af ekstra tømning af containere p.g.a. fejl ved sortering, så tag lige at læse på diverse ophæng i skralderummet. Der bliver evt. indkaldt til møde med Østjysk Energi om fiberkabel i afdelingen for forbedring af modtagerforhold mv. -afd. bestyrelsen arbejder videre med dette. Tak for godt samarbejde.

Spørgsmål til beretningen: Der har været stigning i huslejen i gennem flere år -afd.bestyrelsen skal være opmærksom på forbruget. Svar hertil: Alle udgifter er godkendt på afdelingsmøder med flertal så selvfølgelig er vi opmærksom på diverse udgifter, men det er et gammel hus og det koster selvfølgelig. F.eks. er renholdelse af gangarealer steget, der afholdes møde med Rengøringskælderen så snart vi har samtlige indgåede aftaler. Der skal evt. andre om buddet hvis stigningen ikke er ok. Derudover har der været stigninger i diverse udgifter hvor vi ikke har indflydelse, forsikringer, ejd.skatter, renovation m.v Vi skal også være bedre til at holde fællesudgifterne nede -d.v.s. at man ikke kan håndvaske i vaskerummet uhæmmet og med løbende haner m.v. fordi det er os alle der skal betale for dette. Håndvask bedes foretaget oppe i egen lejligheder. (man kan derefter gå ned i vaskehuset for at slynge tøjet hvis der er ledige maskiner)

Beretning godkendt -1 stemte hverken for eller imod -men flertal 9 stk. stemte for.

5. BUDGET 2014

Lene Blume gennemgik budget 2014. Forklaring om hvor vi har mulighed for indflydelse mv. ­De ting der er planlagt til 2014 erf.eks fugtstyrende ventilatorer i tørrerum som evt. kan afhjælpe fugtproblemer i kælderrum mv. Der afsættes penge til udskiftning af komfurer, emhætter, toiletter hvis der kommer fejl på disse -det er derfor ikke sikkert pengene bruges i 2014. Der er også afsat penge til opvaskemaskinen i gildesalen -hvis det bliver nødvendigt med udskiftning -ikke sikkert at pengene bruges i 2014. Der skal laves fugearbejde på garagegavl da der trænger fugt i murværket. Der opsættes afspæringsventiler i de enkelte opgange -dette er fordi hvis der sker brud på en radiator i dag skal alt varm vand tømmes af i alle lejligheder (ingen varme nogen steder) og herefter fyldes op igen -koster meget og er ubehagelig hvis det sker i en kold vinter. Med ventiler kan man tømme kun f. eks opgang 23 til højre hvis bruddet er her og ikke i hele huset.