Afdelingsmøde på Tårnfalkehakken, mandag d. 28.09.2020

Deltagere:
SAB: Erling Weber, Ole Høj, Dorthe Kruse
Bestyrelsen: Michael, Gert, Lise, Ramzia, Charlotte, Tove, Brian
Beboere af afdelingen nr.45

Dagsorden:
SAB.
Referent:
Lise.
Velkomst ved formanden, Michael.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent:
- Erling Weber.
Grundet Covid19 er meget ændret, ved talerække holdes 2 m afstand, eller forbliv siddende.
- Første gang vi har vedtaget mulighed for at stemme via fuldmagt.
- Praktisk: Indkald jf SAB vedtægter.
2. Valg af referent:
- Lise Håhr Larsen.
3. Valg af stemmeudvalg: udgår
4. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde ved Michael:
- Bestyrelses arbejde siden sidst.
- Måden at leje fælleshus m.m. har været udfordrende.
- Indhente information ift opdatere sig selv; Palle og Simon
har lavet en hjemmeside www.taarnfalk.com booking af
fælleshus og gæsteværelser, referater,
arrangementsudvalg, kalender ift fælles datoer. Brugt lidt
penge på at få den op at stå på Facebook, Messenger, kontakte dem via
telefon, Messenger kald mm efter kl.17. Kontakt bestyrelse via mailen: formandtaarnfalk.com
5. Godkendelse af driftsbudget med tilhørende PV-plan for 2021:
- Forslag til budget gennemgås ved Erling.
- Ingen huslejestigninger i 2021.
- Husk selv at tegne en indboforsikring.

Spørgsmål:

Grundet ny ferielov var der en huslejestigning; administrationsbidrag. Det var et engangsbeløb.
Adminstrationsbidrag på konto 112 blev hævet sidste år og nedsættes til næste år. Kontorelev ansat der skyldes stigning.
- Forsikring er hus og brand forsikring.
- Tab ved fraflytning; en form for forsikring. Vi skal betale 337kr per lejemål per år - det dækker et lejemåls tab på
husleje i en periode efter fraflytning; fx en beboer med gæld der ikke kan dække sin husleje; og evt istandsættelse af lejemål
- Vores indskud er ikke en del af driftsbudgettet - det indgår i byggeriet. 2% af den samlede finansiering er en del af finansieringspakke ift byggeriet.
- PV plan/planlagt vedligehold gennemgås af Ole
Fx linje 3 - vejbump skal finansieres i 2021 - 40.000kr sat af i planlagt vedligehold - til afstemning blandt beboere
- nr.10 det tredje cykelskur med flisebund
- Betaling af vandmåler; drift
- Antennebudget; programpakke ændret og det skylder at
priserne sænkes. De budgetterede priser sænkes per
pakke. Se regnskab vedlagt kompendie fra SAB fra den
24.8.20. Stigning på stor pakke skyldes at budget for
2020 havde været forkert; derfor restance til 2021
6. Orientering om regnskab 2019
- Ikke brugt så mange penge som budgetteret da vi ikke har betalt afdrag
- Evt sænkelse af ejendomsskat; hovedbestyrelse er på sagen
- Renovation var høj i 2019; offentlige og andre faste udgifter var bla
budgetteret med 909.000kr og der blev brugt 1.113.000kr
- Overskud på 612.000 vil blive brugt på huslejenedsættelse i løbet af de
næste 3år
7. Behandling af indkomne forslag
- Sonja; nr.60 - ikke indgået som forslag.
- Asfalt er stigende; opfyldning.
- Beboere har selv forsøgt at afhjælpe problem i uge 36/37
grundet for høj vandstand.
- Lisbeth; græsplæne der ikke er sået efter. nr.26.
- Charlotte; svalegange - rør der er ført som afløb tager ikke vand.
Hældning på svalegange og trapper er den forkerte vej og fører ikke
regn væk fra bygning/facade/vinduer - SEND FOTODOKUMENTATION med dato til driftsmailen
- filteranlæg: ønsker man pollen/allergi filter kan man selv tilkøbe. Have
det parat når viceværten kommer og skifter; så skifter han gerne til et
pollen/allergifilter man selv har indkøbt.
- Rengøringskælder; rengøringen af trapper mm; de sejler i vand. SAB
fremsender kontrakten til bestyrelsen.
- Skridsikring af trapper; den skridsikrings strimmel der er på trapperne
er permanent. Den ekstra strimmel der skal være med til at afprøve at
afhjælpe vandstand på trappetrin bliver monteret efter budget 2021
- Små buske rundt om søen blev sløjfet; større / højere buske
- Langstidsplanen: El biler i Skanderborg Kommune. Hvad gør SAB sig af
tanker om EL bil stationer!? Ladestationer skal afdelingen selv stå for...
evt 100.00-1 30.000kr (evt forberedt rørføring)
- RenoSyd m komme med et udspil, hvordan det skal foregå med ny
affaldssortering
- Forventninger, ønsker, forslag, henvendelser til bestyrelse - vi ser frem
til jeres input på mailen formand@taarnfalk.com

----------------------------------------------------------------------------------------------------
MØDE: DATO TIDSPUNKT STED: DAGSORDEN/REFERAT: TILSTEDE: FRAVÆRENDE
afdelingsmøde 23.9 Kl.19 fælleshus Dagsorden SAB
Referat Lise fra bestyrelsen AFD 45 bestyrelse; Michael, Lise, Charlotte, Tove, Ole, Gert
Alle beboere var inviteret.
Erling Weber Jensen
Ole Høj
Dorte Kruse

FORBEREDELSE: Dagsorden fremsendt af SAB

DAGSORDEN REFERAT
1 Valg af dirigent
Erling fra SAB
- Årligt afdelingsmøde; forslag fra beboer for afdeling. Kan drøftes med afstemning
- Regnskab fremlægges
- Udgifter og huslejereguleringer
- Indvarslet med minimum 4 uger varsel jf SAB`s vedtægter.

Godkendt
2 Valg af referent
Lise Håhr Larsen

Godkendt
3 Valg af stemmeudvalg Godkendt
4 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde
/Michael - Beboermøde; meget er drøftet her
- Fitnessrum er åben. Afventer brikker
- Hullet i stisystemet; budgetteres i september.
- Net omkring fodboldbanen
- Opstartsperiode for bestyrelse
- Bestyrelse afholder møde hver anden måned den 6.
- Aktivt arbejde for det gode naboskab; arrangements udvalg
- Afslutning på årsafleveringer; 1års syn

Godkendt
5 Godkendelse af afdelingens driftsbudget med tilhørende Erling fremlægger oversigt; alle har modtaget denne i postkassen.
”Forslag til budget 2020”
- Huslejestigning; 0,29% per 2020
- Gennemgang af side 2; budget 2020
- Brunata aflæser vand mm; derved forskel i budget ift afgifter til el-vand mm.
- Huslejestigningen skyldes den nye ferielov; udgift i henhold til denne skal SAB dække gennem beboere.
- Røde tal: lovgivet. Kan ikke ændres. Beboere har ingen indflydelse
- Gule tal: vores adfærd kan ændre disse tal. Beboere har ringe indflydelse
- Grønne tal: beboere kan ændre dette. Beboere har indflydelse
o Fx renholdelse; yderlige containere vil gå på denne konto
- Balancebudget; der må ikke være over/underskud. Budgettet skal være i balance til kommende år.
Ole fremlægger PV planen / Langtidsplan 2019
Planlagt vedligehold
- Ved en ny afdeling er der ting der har en maks. levetid; opsparing til evt. nye vinduer om nogle år
- Årlige driftsopgaver der skal budgetteres; filterskift, rengøring, havearbejde. Kendt for budgettet
- Pengene går videre til næste driftsår hvis ikke de bliver brugt
- 1.10 aftale rottefænger – klapper i afløb mm som sikring så vi ikke får rotter ind i husene
- Service mm
Erling supplerer: markvandringen og løbende dialog med bestyrelse er til grunde for PV- planen for afd. 45.
Godkendt.
6 Orientering om regnskab for 2020 Antennebudget 2020
- Antenne forbindelse, pakker mm har intet med SAB at gøre.
- SAB stiller blot ydelsen at det kan betales hver månede gennem dem og ikke direkte halvårlig gennem Skanderborg Antenne Foreningen
- Kommunikationen går fra beboer til Skanderborg Antenne Foreningen
- De beboer der har en pakke gennem Skanderborg Antenne Foreningen får en pakkestigning på 3%. Det er vedhæftet det dokument alle har modtaget
Godkendt
7 Godkendelse af bestyrelsens forslag Filterskift; servicering står SAB får. Beboer skal sørge for adgang
Nægter man adgang kan det risikeres at anlægget ødelægges. Det skal fremgå fra vedligeholdelsesreglementet at der skal være adgang for at kunne servicere.
- Brian Pedersen har forslag til måling da flere oplever at emhætte /madlugt trækker ind i rum
- Nogle har ikke fået skiftet – meld tilbage til driftsmailen til SAB
Godkendt


8 Behandling af indkomne forslag - Forslag fra Kim; bump system ift hvor højt fart biler har
o Trafikdæmpende foranstaltninger til PV2021 (det vil ikke koste huslejestigning ift at det vil budgetteres til 2021 under afdelingens henlæggelser. Vedtages det her og nu og skal indhentes og opsættes, så kræver det her og nu huslejestigninger til budgettering)
o Punkt:
o 54 ja
o 14 nej
o Forslaget er vedtaget

(Note: børn der har for høj fart og færdes på parkeringspladsens vej er forældrenes ansvar. Denne trafiksikkerhed går ikke ind under indkomne forslag)
9 Valg af medlemmer
Gert Høyrup (genvalg)
Brian Pedersen
Ramzia
1.valg: valgt for 2år: Gert Høyrup
2.valg: Ramzia og Brian til genvalg: Brian Pedersen stemt ind i bestyrelse. Ramzia 1.suppleant

10 Valg af suppleanter
Til valg:
Tove Brunsmose
Ramzia 1.Suppleant
Tove 2.suppleant

11 Eventuelt - RoundUp sprøjtet ude på fliseområde, op af cykler, løbehjul, terrassedøre, havemøbler
o Når der bliver sprøjtet følger SAB retningslinjer mm. Brændere forurener mere end at sprøjte. SAB fortsætter med at sprøjte; ansvarlige bliver underrettet om, at det ikke bliver sprøjtet på legeredskaber mm
o Planter mm bliver passet af OkNygaard; de skal plante nyt
o SAB følger op på sprøjtning af RoundUp på området
- Reetablering af skrant
- Årsgennemgang af fælleshuset bliver sendt fra Michael til Ole
- Er udendørstrapperne lovlige? Er det sorte tape lovlig? Der står vand på trappetrin hvilket bliver glat ved våd færdsel. Ved frost vil det blive farligt med is på hvert trin.
o Man må ikke benytte salt på trapperne; skader betonens behandling. Orea er til benyttelse heraf. Husstande har modtaget.
o Senest snerydning fra kl.7.00
- Ønske om information/kommunikation omkring diverse byggesager.
- SAB overtog 12.10.2018 – garanti forpligtelser. Indenfor første år skal det efterses og med krav om udbedring indleveres til bygentreprenør
- Der har været taget stikprøver af fejler fra ude og inde arealer
- Udebelysning: beboer betaler udebelysning. Tænd og sluk skal reguleres.
- Forbedringer og udbedringer og reguleringer skal søges hos de rette; derfor en længere proces.
- Sensor test! Udebelysning reagerer ikke.
- Cykelskur – der er ikke plads til det lovede cykelskur
- Brandbare ting må ikke stå under trapperne i opgangene (Cykler, El scooter, badebolde, fodbolde mm skal fjernes. Det er ulovligt og kan medføre en bøde fra brandvæsen)
- Parkering af biler skal foregå i båse! Også oppe foran lejlighederne; bilerne skal vende korrekt indenfor op stregningerne.
- P-plads bliver fejet ift synlighed af hvid op stregning
- Parkbelysningen skal lyse ved skumring og mørke (efter lovgivning tilladte LUX)
- Hæk og hegn; tilbud er indhentet og på vej
- Fejl og mangler i udearealer; det høje græs er sået om – giv det tid og se det an inden der evt. etableres hæk eller hegn.

INFO SKAL VIDERE HANDLING DEADLINE ANSVARLIG


TO-DO LISTE:
Opgave og nav

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat af stiftende afdelingsmøde i afdeling 45. Tårnfalkebakken den 25. september 2018.

 

Pkt. 1   Valg af dirigent. Erling Weber Jensen blev valgt.

Pkt. 2   Valg af referent. Dorthe Kruse blev valgt.

Pkt. 3   Valg af formand. Michael Leth blev valgt for 2 år.

Pkt. 4   Valg af fire bestyrelsesmedlemmer.

           Valgt for to år:

           Rikke Thøgersen

           Lise Håhr Larsen

           Valgt for et år:

           Gert Højrup

           Ole Hulten

Pkt. 5   Valg af suppleanter:

           1. suppleant blev Charlotte Kivsmose

           2. suppleant blev Tove Brunsmose

Pkt. 6   Valg til SAB´s repræsentantskab. Forsamlingen valgte at indstille de 5 bestyrelsesmedlemmer til repræsentantskabet. Dette blev enstemmigt vedtaget.

 

Dirigent Erling Weber Jensen                 Referent Dorthe Kruse