Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde afd. 17, d. 02.11.25

 

Helle byder velkommen og præsentere alle for bestyrelsesarbejde. Alle underskriver tavshedspligten og modtager nøgler og bestyrelsesmapper.

Der er lavet en plan over, hvornår nye medlemmer af bestyrelsen skal oplæres i ”åben henvendelse”, hvor der også vil være en gennemgang af funktioner, som man skal følge op på disse aftener. Planen er som anført nedenfor:

06.11.25: Helle, Linette og Trine

13.11.25: Helle og Ulla

20.11.25: Eva, Trine og Nicolaj

27.11.25: Helle, Linette og Mads

04.12.25: Eva og Ulla

11.12.25: Linette og Trine

18.12.25: Nicolaj og Mads

Helle fortæller, om de funktioner, som skal have en kontaktperson og vi får fordelt alle opgaver, som på nedenstående liste:

Formand: Helle

Næstformand: Nicolaj (efter afstemning: Nicolaj 3 stemmer, Eva 2 stemmer og Ulla 2 stemmer)

Sekretær: Ulla

Aktivitetsudvalg: Mads

Tøjkælderen: Eva

Dart: Ulla

Udearealer med SAB: Trine og Nicolaj

Bygninger: Trine og Nicolaj

Trailer udlejning: Thorkild (har tilbudt at fortsætte med denne), samt Ulla

Skærme: Thorkild (har tilbudt at fortsætte med denne), samt Ulla

Kælder/MC/trailerparkering: Eva og Ulla

Leje af beboerhus: Alle

Diskotek: Linette

Cykelværksted: Linette

Fællesspisning: Eva

Husansvarlig: Helle og Eva

Køkkenrenovering i rækkehuse: Helle og Mads

Cabaret: Nicolaj

Tirsdagsklub: Helle

Mandagsklub: Linette

Køkken beboerhus: Eva og Trine

Caféen: Linette

Flag: Eva

Nøgleansvarlig: Helle

Have/orangeri: Linette

Nyhedsbrev: Alle

El-stander: Thorkild (har tilbudt at fortsætte med denne), samt Ulla

Næste møde 26.11.25, kl. 19.00

-----------------------------------------------------------

Referat af bestyrelsesmøde afd 17 d. 27.08.25
Tilstede: Eva, Samir, Helle, Thorkild, Anette, Ulrik og ut.
1.
Status på beslutninger på beboermødet/ting der skal gennemføres.
Infoskærme, mange timers arbejde er brugt, men det kræver nok en større ændring at få dem i ordentlig funktion. Der skal overvejes om der skal nyt system til.
Rod ved storskrald. Der er stadig frivillige som holder dagligt øje. Reno syd har været og opdatere skilte.
Sorte plader på rækkehuse. SAB har det på pv-planen.
Vinduer på altaner. SAB er begyndt at servicere.
Ladestandere. Vi har overtaget Auras ladestandere. Fin kapacitet til de nuværende antal elbiler-brugere, der har tilmeldt sig ordningen.
Maling af hegn. Der er fremgang.
Gardiner Orangeri. Hængt op og det fungerer rigtigt godt.
Egen opgradering af hvidevarer. Dette kan ske mod merbetaling ved skift af hvidevarer, men disse skal blive ved evt. fraflytning.
Grønt ved GV3. Der er planlagt at skifte kærver til beplantning
Ældre vicevært-hall. På beboermødet blev der fortalt at denne også bliver renoveret.
Streger på ny asfalt. Der mangler stadig at blive repareret de steder med fejl, indtil da kan streger ikke laves.
Bøjler udenfor tilgængelighedsopgange. Disse er opsat.
Lys ved underground. Vi kan konstatere at der er opsat lys ved underground ved b.la. beboerhuset.
2.
Brainstorm omkring bestyrelsens beretning
Punkter til bestyrelses beretninger gennemgået. Anette arbejder videre med denne.
3.
Mulighed for overflytning af madfællesskabet til beboerhuset/afd. 17
Madfællesskabet flytter som aktivitet under afd, 17, og fysisk flyttes madvarer til beboerhusets tekøkken og ekstra fryser på sigt ind i det gamle bestyrelseskontor.
4.
Drøftelse af fremtid for haver og orangeri
Der er ikke rigtig tilslutning til frivillig indsats omkring haver og orangeri. Der skal ses på om der skal forenkles i det der skal holdes i løbet af sommeren. Thorkild og Samir ser på om der skal reduceres i bede. Der skal forsøges at finde et fast hold, der vil gå og holde lidt øje med og holde orden i Orangeriet. Orangeriet forsøges aflåst kl. 22-08 henover vinteren.
5.
Optælling af service i køkkenet/rengøring af huset.
Der skal fyldes ekstra af service i skabene, så man altid kan være sikker på at der til max. antal tilladte gæster i huset. Forslag om kasse til at sætte ødelagt service, så husansvarlig kan efterfylde. Anette tjekker op på om vi kan få inkluderet rengøring i vores udlejningspris og hvad prisen vil være.
6.
Orientering:
a.
Opfølgning på møde vedr. beplantning
Thorkild og Helle har haft møde med viceværterne omkring beplantning i området. Der er eksisterende planter der kan omplaceres. Der er fremkommet flere gode forslag til området. Aftalen er at mødes løbende igennem året for at vurdere hvilke planter der skal sættes.
b.
Status på køkkenrenoveringsprojektet
Prøvekøkken opsættes i uge 37.
c.
Status på køkken i beboerhuset
Der har været 2 konsulenter og se på køkkenet. Begge vil sende tilbud til Ole Høi.
d.
Status på kasser til infoskærme på rækkehusene.
Der er ved at blive lavet nye kasser, der ikke ruster.
e.
Nyt fra udvalg/aktiviteter
Tøjkælder ønsker ekstra kælderrum til opbevaring af tøj. Der ønskes også beløb til indkøb af flyttekasser til opbevaringen. Dette tilgodeses, Ulrik sørger for at indkøbe. Vi ser på om der er mulige kælderrum i god placering ift. Tøjkælderens lokation.
Aktivitetsudvalget har arrangeret voksenfrokost d. 29/11.
Cabaretholdet er gået i gang med at øve, forestillingen er d. 5/10 kl. 14 med kaffe/kage efterfølgende.
Udflugt for børnefamilier til klatrepark d. 27/9
Lørdag d. 11/10 bliver der familieudflugt til Halloween i Djurs Sommerland.
Tysklandsturen bliver i år d. 15/11
Juletræet tændes 16/11 af julemanden.
f.
Andet nyt siden sidst
Der efterlyses nyhedsbrev. Redaktionen får udfærdiget et nyhedsbrev inden beboermødet.
Der er undersøgt om det er muligt at overnatte i huset ved leje. Dette er umiddelbart ikke muligt, oplyser SAB.
7.
Planlægning
a.
Åben henvendelse/nøgleudlevering
4/9 Helle og Eva
18/9 Anette og Lotte
2/10 Samir og Eva
Nøgleudlevering:
Uge 35 Ulrik
Uge 37 Thorkild
Uge 39 Udleveres til beboermødet - Anette
Uge 41 Helle
8.
Evt.
Der ønskes at låne aktivitetsrummet til kortklub i efterår/vinter.
Stole i fælleshuset – dupper skal skiftes, Ulrik ser på værktøj til det.
Helle har gennemgået nøgler på kontoret.
//Lotte

-------------------------------------------------------------------------------

Bestyrelsesmøde afd. 17 – 18.06.25

Tilstede: Helle, Thorkild, Ulrik, Anette, Samir og Lotte.

Fraværende: Eva

 

1.      Beslutning vedr. køkkenrenoveringsprojektet i rækkehusene.

Vi beslutter at få et prøvekøkken, fra den af SAB valgte køkkenleverandør, gennemført hurtigst muligt, så der kan bringes info med til beboermødet til beslutningstagen.

2.      Plan for beplantning i området.

Vi har set på byMUNCHS oprindelige landskabsprojekt for området med udvalg af planter, til næste møde besluttes hvilke planter vi ønsker at der skal plantes fremadrettet. Thorkild og Helle vil se på forslag til beplantning.

3.      Kriterier for deltagelse i frivilligfesten fremadrettet.

Vi gennemgår forslag til kriterier for deltagelse i den årlige frivilligfest. Anette kommer med udkast til næste møde ud fra de betragtninger vi har talt om i dag.

4.      Tjekliste til huset

Vi gennemgår forslag til tjekliste til efter udleje af beboerhus. Vi går med den udfærdigede liste og Ulrik formidler videre til husansvarlig.

 

5.      Afregning af vand i kælderrum

Vi beslutter at tilbyde at få fjernet vask i kælder til de få lejere der har dette, og dermed fjerne vandudgiften. Anette beder SAB om at gøre dette.

 

6.      Indretning af og fremadrettet anvendelse af rum 4 i beboerhuset

Vi ser på en bedre udnyttelse af rummet

 

7.      Orientering:

a.      Ønsker til køkken i beboerhuset

Eva og Ulrik har haft møde med Jysk Storkøkken og Bent Brandt der fremsender tilbud på de ønskede forandringer.

b.      Nyt fra udvalg/aktiviteter

Dartklubben er fremkommet med ønske om rengøring af toilettet. Anette kontakter SAB for dette.

Cabaret-holdet skal bruge aktivitetsrummet tirsdag fra uge 33 til uge 41. Der skal udleveres nøgle til dette.

 

c.       Andet nyt siden sidst

Forespørgsel fra Samir der gerne vil have olie til vedligehold af trækonstruktionen rundt om hoppepuden.

 

 

8.      Planlægning

a.      Åben henvendelse/nøgleudlevering

 

Åben henvendelse:

7/8 Lotte og Samir                    

21/8 Thorkild og Samir

4/9 Helle og Eva

 

Nøgleudlevering:

Uge 25 Ulrik

Uge 26 Lotte

Uge 27 Helle

Uge 28 Anette

Uge 29 Thorkild

Uge 30 Eva

Uge 31 Helle

Uge 33 Samir

Uge 35 Ulrik

Uge 37 Lotte

 

b.      Bestyrelsesmøder frem til beboermødet

Næste bestyrelsesmøde 27/8

Bestyrelsesmøde 17/9

9.      Eventuelt

Forslag om at spørge gangbesværede inden næste markvandring om der er tilgængelighedsprobleme i bebyggelsen.

Anette og Thorkild ser på Nyhedsbrev.

Haverne får lov at låne solsejl i sommer.

--------------------------------------------------------------------------

Bestyrelsesmøde Afd. 17,  30.04.25

Tilstede: Anette, Ulrik, Eva, Samir, Helle, Thorkild og Lotte.

 

1.      Udkast til velkomstmateriale til nye beboere.

Gennemgang af udarbejdet materiale, mindre tilretninger.

 

2.      Opfølgning på Markvandring

Gennemgang af årets markvandring.

 

3.      Ønsker til køkkenet i beboerhuset.

Vi arbejder på at få fremrykket renovering af køkken i beboerhuset. Der  nedsættes storkøkkenudvalg – Eva og Ulrik.

 

4.      Plan for beplantning i området.

Vi ser på hvilke ønsker vi har fremadrettet for buske/træer i området. Der arbejdes videre med dette.

 

5.      Kriterier for deltagelse i frivilligfest fremadrettet.

Vi arbejder på at præcisere hvad kriteriet skal være.

 

 

6.      Orientering

 

a.      Status infoskærme

Der arbejdes stadig med forsøg på forskellige systemer

b.      Status bookingsystem

Tilbud på vej på bookingsystem.

c.       Nyt fra udvalg/aktiviteter

Aktivitetsudvalget er ved at arrangere tur til Mønsted Kalkgruber 17/5

Det lukkede vaskeri GV4 er ryddet og klar, bruges til opbevaring sommerfest.

 

 

 

7.      Planlægning

Åben henvendelse:

1/5 Helle & Thorkild

15/5 Lotte & Eva

12/6 Thorkild & Eva

26/6 Lotte & Eva

 

Nøgleudlevering:

Uge 19 Helle

Uge 21 Lotte

Uge 23 Anette

Uge 25 Ulrik

Uge 26 Lotte

Uge 27 Helle

Uge 28 Anette

Uge 29 Thorkild

Uge 30 Eva

Uge 31 Helle

Uge 32 Eva

 

Næste møde:  11/6 2025

 

8.      Eventuelt

Sensor på lyset ved viceværternes bygninger, Anette kontakter SAB

Hovedrengøring i køkkenet – plads til forbedring, Anette tjekker op.

 

 

--------------------------------------------------------------------------------

 

----------------------------------------------------------------------------------------------

Referat af bestyrelsesmøde afd. 17 – 26 marts 2025

Tilstede: Anette, Ulrik, Thorkild, Helle, Samir, Eva og Lotte

 

1.      Vedtagelse af budget til haver og orangeri

Gennemgang af indleveret budget fra haver og orangeri-gruppen. Budget godkendes

 

2.      Infoskriv til lejere af beboerhuset til opsætning på væg i køkkenet.

 

Gennemgåes og justeres – sættes i ramme og hænges op i køkkenet. Samtidig skal der laves en tydeligere brugsanvisning til opvaskemaskine og ovn. Anette sørger for dette.

 

3.      Udlejning af beboerhus til ungdomsfester på hverdage.

 

Vi beslutter at beboerhuset forsøgsvis ikke udlejes i hverdage til ungdomsfester, for at forsøge at undgå gener for beboerne.

 

4.      Udkast til ny tjekliste efter udlejning v. Ulrik

 

Ulrik gennemgår foreløbig forslag til tjekliste til efter udlejning. Der arbejdes videre med denne.

 

5.      Punkter til markvandring 10. april 2025

Liste laves klar til markvandring.

 

6.      Bedre udnyttelse af lokale 4

Bedre møblement aftales til rummet.

 

7.      Beslutning om de sidste buske v. GV og CKV

De sidste buske fjernes.

 

 

8.      Planlægning

 

a.      Åben henvendelse:

3/4 Thorkild og Lotte

1/5 Helle og Thorkild

15/5 Lotte og Eva

 

9.      Orientering

a.      Status køkkenrenovering i rækkehuse: Vi afventer stadig svar fra SAB

b.      Status infoskærme: Der har været møde med Scandata. Der foreslås nulstilling af skærmene, som vil blive afprøvet.

c.       Nyt fra udvalg/aktiviteter:           Flag er repareret.

Tøjkælder ønsker mindre rum til opbevaring af tøj efter årstid.

Loppemarkedet evalueres.

Orangeri gjort sæsonklart, borde olieret, service sat tilbage osv. 12/4 tændes der op i pizzaovnen første gang og derefter hver lørdag.

Der er lavet låseanordning til deletraileren

 

d.      Bygninger/områder: Lyd i salen er tjekket, vi afventer tilbud på at få det optimeret.

e.      Andet nyt siden sidst: Integrationsrådet vil gerne låne huset til infomøde ifm. Kommende kommunevalg.

 

10.  Evt.

a.      Rengøring af beboerhuset efter udlejning. Vi prøver at få sat i stand at lejer af huset, kan booke firma til rengøring af huset mandag efter udlejning.

b.      Udlejning af kælderrum til rækkehuse er lovet klar fra SABs side senest juni måned.

c.       Sommerfesten låner lukket vaskeri til opbevaring indtil videre.

 

 -------------------------------------------------------------------------------------------------------      

Bestyrelsesmøde 19.02.25

 

Tilstede: Anette, Ulrik, Helle, Thorkild, Samir, Eva, Lotte

 

1.       Opdatering Rammeaftale Cabaret

Rammeaftale gennemgåes og rettes til.

 

2.       Forslag om gratis lån af hus til begravelseskaffe

Gratis udlån af hus til kaffe, hvor afdøde har folkeregisteradresse i afd. – huset kan lånes mandag til torsdag. Thorkild udfærdiger kontrakt og beslutning meldes ud i Nyhedsbrevet

 

3.       Tidspunkt for næste møde/mødefrekvens

Nuværende mødefrekvens fastholdes. Næste møde 26. marts 2025

 

4.       Rengøring af beboerhus, forslag fra beboer om fælles rengøringsdag

Rengøringskælderen er booket til rengøring af huset en gang årligt, evt. kan denne frekvens øges, der undersøges hvad pris vil være. Køkkenet trænger specielt til en kærlig omgang. Vi arbejder videre med tjek af hus ved og efter udlejning til næste møde. Forslag om mail til indsendelse af uregelmæssigheder når man som lejer overtager huset.

 

5.       Velkomstmateriale til beboere

Materialet der udleveres til nye beboere trænger til en opdatering. Thorkild laver udkast til næste møde.

 

6.       Planlægning:

 

Åben Henvendelse:

20/2   Helle og Eva

6/3      Helle og Thorkild

20/3   Lotte og Samir

3/4      Thorkild og Lotte

 

Nøgleoverdragelse uger uden åben henvendelse:

Uge 9: Eva

Uge 11: Anette

Uge 13: Ulrik

Uge 15: Thorkild

Uge 17: Samir

Uge 19: Helle

Uge 21: Lotte

Uge 23: Anette

Uge 25: Ulrik

 

Byt indbyrdes, hvis forhindret.

 

Tidspunkt for møde med Kirsten og Charlotte/Fælles om Højvangen:

Vi beder dem komme med forslag til dato og tidspunkt.

 

Markvandring:

Vi skal finde dato i april.

 

7.       Orientering:

 

Status renovering af køkkener:

Der er kommet 2 tilbud. På møde med Ole har vi bedt om at få præciseret nogle enkelte punkter i foretrukne tilbud og bede om en skarp pris.

 

Status Infoskærme:

Møde med Scandata er aftalt, med henblik på løsning så alle skærme kommer i funktion.

 

Have/orangeri: Budget gennemgåes næste møde. Udvalget planlægger lille folder til omdeling, med info om mulighed for at være frivillig, brug af orangeri mm.

 

Flag: Flaget skal til reparation, Eva arbejder på dette.

 

Tøjkælder:  Der er kommet nye frivillige i Tøjkælderen, det er dejligt